Date le molte richieste che mi hanno portato a scrivere la guida a Google Meet e quella su come limitare l’invio della posta fuori dal dominio scolastico, ho preparato questa checklist per gli admin G Suite for Education che stanno approntando la piattaforma per la prima volta e devono districarsi tra i settaggi. 

Spero che così non vi perdiate nessun passaggio importante e possiate sfruttare la piattaforma al meglio e in sicurezza. Usate pure i commenti o i vari gruppi Facebook per segnalarmi qualcosa da aggiungere, in modo che la checklist sia completa.

Vi ricordo che sul mio canale YouTube potete trovare una playlist dedicata a G Suite sia per admin che per docenti.

Per iniziare:

Richiedere l’approvazione a Google

Puoi fare la richiesta qui.

Verifica dominio, Record MX e Upgrade

Una volta inviata la richiesta ti arriverà un’email con le credenziali e il link per accedere al Pannello di controllo, e dovrai

  • Verificare il dominio della scuola
  • Cambiare i record MX per la posta
  • Fare la richiesta di Upgrade (non è necessario aspettare i 14 giorni di prova)

Ho spiegato tutto qui.

Impostare il Profilo Aziendale

Passaggio preliminare non di poco conto, necessario lato Privacy, è quello di impostare i dati del DPO e accettare i termini aggiuntivi.

  • Puoi farlo nella sezione Profilo aziendale, cliccando su Mostra di più e poi su Informazioni legali e sulla conformità
  • Ora vai su Dettagli responsabile della protezione dei dati e inserisci i dati del DPO
  • Infine, scorri fino a Termini di servizio aggiuntivi per sicurezza e privacy e clicca su Esamina e Accetta per il primo e secondo punto come nell’immagine
  • Visto che ci sei, torna indietro e recati nella sezione Personalizzazione, dove potrai caricare il logo della scuola se vuoi.
G Suite - Profilo aziendale
G Suite - informazioni legali
G Suite - Dati responsabile protezione dati
G Suite - Termini di servizio aggiuntivi
G Suite - Cambia logo

Unità organizzative e utenti

 

Una volta ottenuto l’upgrade potete iniziare a configurare la Suite:

  • Creare unità organizzative (almeno una per i docenti e una per gli studenti)
  • Aggiungere gli utenti nelle diverse unità organizzative

Nel video mostro il caricamento individuale, per il caricamento collettivo potete scaricare il file che vi allego per il caricamento massivo, vi spiego la procedura:

  1. Scaricate questo file
  2. Copiatelo sul vostro Google Drive di amministratore
  3. Apritelo con Fogli Google
  4. Compilate le colonne Nome e Cognome (la formula creerà automaticamente l’email nel formato nome.cognome@dominioscuola), rimuovete eventuali caratteri speciali (apostrofi, accenti, ecc., potete sempre modificare il nome manualmente nel pannello)
  5. Inserite la password iniziale
  6. Compilate il campo Org Unit Path con il nome dell’unità organizzativa preceduta da / (ad es. /Docenti). Se si tratta di una sotto unità, separatela con un altro / (ad es. /Studenti/1B)
  7. Compilate il campo Change Password at Next Sign-In inserendo il valore TRUE in maiuscolo per fare in modo che venga chiesto all’utente di cambiare la password al primo accesso.
  8. Adesso cliccate su File -> Scarica -> Valori separati da virgola .csv
  9. Andate nella console, cliccate su Utenti e poi Caricamento collettivo utenti, quindi scegliete il file .csv che avevate scaricato e caricatelo

Solo le colonne evidenziate sono obbligatorie, alcune le ho nascoste così che possiate vederle tutte in una sola schermata. Vi rimando alla guida di Google per approfondimenti.

Ci sono generalmente due filosofie su come assegnare gli studenti nell’Unità organizzative. Qualcuno preferisce creare una UO per classe, altri metterli tutti insieme e poi creare i gruppi. Io ho scelto quest’ultimo modo per facilità di invito a Classroom, altri preferiscono gestire le UO per facilità di aggiornamento tra un anno e l’altro.

 

Aggiornamento utenti

Se avete necessità di aggiornare in blocco gli utenti, ad esempio per le operazioni di fine anno, potete farvi una copia di questo file che ho preparato sul vostro Drive. Vi basterà copiare i dati degli utenti dal file scaricato dalla console, cambiare UO o lo stato dell’utente a seconda delle vostre esigenze, poi scaricare il file in .csv e caricare il file dalla gestione Utenti della console. Può essere molto utile se dovete cambiare UO a molti utenti (ad esempio classi) o se dovete sospendere in blocco un gruppo di docenti con il contratto scaduto (in quest’ultimo caso io li inserisco già a priori in una sotto-UO della UO docenti, in modo che sia più facile sospenderli a fine anno).

Ricordate che dovete usare SUSPENDED per sospenderli e ACTIVE per riattivarli nella colonna New Status [UPLOAD ONLY].

G Suite - file creazione utenti
G Suite - caricamento collettivo

Selezionare le applicazioni

È buona norma selezionare quali applicazioni possono usare i docenti e quali gli studenti, distinguendo tra i servizi principali e quelli aggiuntivi, prestando attenzione alla privacy. Ti consiglio di leggere bene questo documento, in particolare il punto 2.

Da qui puoi anche settare impostazioni diverse per le varie unità organizzative, ad esempio decidere che gli studenti non possono creare riunioni su Meet, come ho spiegato qui.

G Suite - applicazioni

Impostare la Directory

Se vuoi fare che gli utenti ricevano suggerimenti sugli indirizzi all’interno del dominio quando scrivi un’email, o vuoi aggiungere una persona ad un gruppo Classroom ecc., puoi impostare le opzioni di visibilità della directory.

  1. Clicca sulle tre linee in alto a sinistra e vai su Directory -> Impostazioni directory, quindi su Impostazioni di condivisione
  2. Passa con il mouse su Condivisione dei contatti e clicca sulla matita a destra
  3. Seleziona Attiva condivisione contatti e clicca su Salva.
G suite directory
G Suite - attiva directory

Limitare l’invio della posta all’interno del dominio

È altamente consigliato fare in modo che gli studenti possano inviare e ricevere email solo all’interno del dominio o da domini autorizzati.

Ho spiegato come fare qui.

limitare gmail - modifica elenco

Disattivare la gestione dei dispositivi mobili

Se non hai dispositivi scolastici da gestire, meglio disattivare quest’opzione per non raccogliere dati dei dispositivi personali degli utenti. Puoi farlo andando su Dispositivi -> Configurazione -> Gestione dei dispositivi mobili.

G Suite - gestione dispositivi

Creazione dei gruppi

La creazione dei gruppi aiuta molto la gestione di docenti e studenti. Si possono creare gruppi per i coordinatori, per consiglio di classe, dipartimenti e anche un gruppo per ogni classe per mailing list o inviti collettivi ai corsi di Classroom.

Per creare un gruppo, basta andare su Gruppi, creare il gruppo, scegliere un indirizzo email di gruppo e le impostazioni di privacy, nello screenshot quelle che metto io solitamente.

Puoi utilizzare questo file per il caricamento massivo. Ti basterà inserire l’email del gruppo, le email dei membri che vuoi aggiungere, USER nella terza colonna  e i privilegi nella quarta, tendenzialmente MEMBER. Trovi tutti i dettagli qui.

 

Molto importante il gruppo Classroom teachers dove confluiscono i docenti che hanno la facoltà di creare nuovi corsi. Vuoi avere il massimo controllo su questo gruppo per evitare che gli studenti siano in grado di creare corsi, suggerisco di aggiungere i docenti manualmente e mantenere l’impostazione “Solo utenti invitati”.

G Suite - Impostazione gruppi

Questi sono i primi passi, ora inizia la parte difficile, la formazioni dei docenti. Nella pagina principale del mio corso G Suite for Education potete trovare delle utili guide da inviare a docenti e studenti, come quella sull’attivazione dell’account, Google Classroom, Meet o Tour Creator.

Vi ricordo che alcuni tutorial G Suite (e non solo) sono disponibili anche andando direttamente sul mio canale YouTube alla sezione Playlist. Cliccate sul pulsante sotto per iscrivervi.

Alla prossima!

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