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Date le molte richieste che mi hanno portato a scrivere la guida a Google Meet e quella su come limitare l’invio della posta fuori dal dominio scolastico, ho preparato questa checklist per gli admin Google Workspace for Education che stanno approntando la piattaforma per la prima volta e devono districarsi tra i settaggi. 

Spero che così non ti perda nessun passaggio importante e possa sfruttare la piattaforma al meglio e in sicurezza. Usa pure i commenti o i vari gruppi Facebook per segnalarmi qualcosa da aggiungere, in modo che la checklist sia completa.

Ti ricordo che sul mio canale YouTube puoi trovare una playlist dedicata a Google Workspace sia per admin che per docenti.

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Prima di iniziare: hai già visto il mio nuovo catalogo di formazione per le scuole? Dagli un’occhiata e sottoponi al tuo DS, ci sono tanti nuovi corsi innovativi. Lo trovi qui.

Per iniziare:

Richiedere l’approvazione a Google

Puoi fare la richiesta qui e qui trovi la guida ufficiale.

Verifica dominio, Record MX e Upgrade

Una volta inviata la richiesta ti arriverà un’email con le credenziali e il link per accedere al Pannello di controllo, e dovrai:

  • Verificare il dominio della scuola
  • Cambiare i record MX per la posta
  • Fare la richiesta di Upgrade (non è necessario aspettare i 30 giorni di prova)

Ho spiegato tutto qui.

Impostare il Profilo Aziendale

Passaggio preliminare non di poco conto, necessario lato Privacy, è quello di impostare i dati del DPO e accettare i termini aggiuntivi.

  • Puoi farlo nella sezione Profilo aziendale, cliccando su Mostra di più e poi su Informazioni legali e sulla conformità
  • Ora vai su Dettagli responsabile della protezione dei dati e inserisci i dati del DPO
  • Infine, scorri fino a Termini di servizio aggiuntivi per sicurezza e privacy e clicca su Esamina e Accetta per il primo e secondo punto come nell’immagine
  • Visto che ci sei, torna indietro e recati nella sezione Personalizzazione, dove potrai caricare il logo della scuola se vuoi.
G Suite - Profilo aziendale
G Suite - informazioni legali
G Suite - Dati responsabile protezione dati
G Suite - Termini di servizio aggiuntivi
G Suite - Cambia logo

Unità organizzative e utenti

 

Una volta ottenuto l’upgrade puoi iniziare a configurare la piattaforma:

  • Creare unità organizzative (almeno una per i docenti e una per gli studenti)
  • Aggiungere gli utenti nelle diverse unità organizzative

Nel video mostro il caricamento individuale, per il caricamento collettivo puoi usare uno dei tool in giro che usano le API di Google, oppure scaricare il file che ti allego per il caricamento massivo, seguendo questa procedura:

  1. Accedi a questo file
  2. Copialo sul tuo Google Drive di amministratore
  3. Aprilo con Fogli Google
  4. Compila le colonne Nome e Cognome (la formula creerà automaticamente l’email nel formato nome.cognome@dominioscuola), rimuovi eventuali caratteri speciali (apostrofi, accenti, ecc., puoi sempre modificare il nome manualmente nel pannello)
  5. Inserisci la password iniziale
  6. Compila il campo Org Unit Path con il nome dell’unità organizzativa preceduta da / (ad es. /Docenti). Se si tratta di una sotto unità, separala con un altro / (ad es. /Studenti/1B)
  7. Compila il campo Change Password at Next Sign-In inserendo il valore TRUE in maiuscolo per fare in modo che venga chiesto all’utente di cambiare la password al primo accesso.
  8. Adesso clicca su File -> Scarica -> Valori separati da virgola .csv
  9. Vai in console, clicca su Utenti e poi Esegui aggiornamento collettivo, quindi seleziona il file .csv che avevi scaricato e caricalo

Solo le colonne evidenziate sono obbligatorie, alcune le ho nascoste così che possa vederle tutte in una sola schermata. Ti rimando alla guida di Google per approfondimenti.

Ci sono generalmente due filosofie su come assegnare gli studenti nell’Unità organizzative. Qualcuno preferisce creare una UO per classe, altri metterli tutti insieme e poi creare i gruppi. Io ho scelto quest’ultimo modo per facilità di invito a Classroom, altri preferiscono gestire le UO per facilità di aggiornamento tra un anno e l’altro.

 

Aggiornamento utenti

Se hai necessità di aggiornare in blocco gli utenti, ad esempio per le operazioni di fine anno, puoi farti una copia sul Drive di questo file che ho preparato. Ti basterà copiare i dati degli utenti dal file scaricato dalla console, cambiare UO o lo stato dell’utente a seconda delle esigenze, poi scaricare il file in .csv e caricare il file dalla gestione Utenti della console. Può essere molto utile se devi cambiare UO a molti utenti (ad esempio classi) o se devi sospendere in blocco un gruppo di docenti con il contratto scaduto (in quest’ultimo caso io li inserisco già a priori in una sotto-UO della UO docenti, in modo che sia più facile sospenderli a fine anno).

Ricordate che devi usare SUSPENDED per sospenderli e ACTIVE per riattivarli nella colonna New Status [UPLOAD ONLY].

G Suite - file creazione utenti
G Suite - caricamento collettivo

Selezionare le applicazioni

È buona norma selezionare quali applicazioni possono usare i docenti e quali gli studenti, distinguendo tra i servizi principali e quelli aggiuntivi, prestando attenzione alla privacy. Sarebbe preferibile disattivare tutti servizi aggiuntivi e le app di terze parti agli studenti e lasciare attivi solo i servizi principali. Se hai bisogno di attivare servizi aggiuntivi devi chiedere ai genitori di firmare una liberatoria scritta. Potresti farne una per tutti i servizi che decidi di attivare, fornendo un link alla privacy policy. Maggiori informazioni qui. Ti consiglio anche di leggere bene questo documento, in particolare il punto 2.

Da qui puoi anche settare impostazioni diverse per le varie unità organizzative, ad esempio decidere che gli studenti non possano creare riunioni su Meet, come ho spiegato qui.

G Suite - applicazioni

Impostare la Directory

Se vuoi fare in modo che gli utenti ricevano suggerimenti sugli indirizzi all’interno del dominio quando scrivi un’email, o vuoi aggiungere una persona ad un gruppo Classroom ecc., puoi impostare le opzioni di visibilità della directory.

  1. Clicca sulle tre linee in alto a sinistra e vai su Directory -> Impostazioni directory, quindi su Impostazioni di condivisione
  2. Passa con il mouse su Condivisione dei contatti e clicca sulla matita a destra
  3. Seleziona Attiva condivisione contatti e clicca su Salva.
G suite directory
G Suite - attiva directory

Limitare l’invio della posta all’interno del dominio

È altamente consigliato fare in modo che gli studenti possano inviare e ricevere email solo all’interno del dominio o da domini autorizzati.

Ho spiegato come fare qui.

limitare gmail - modifica elenco

Disattivare la gestione dei dispositivi mobili

Se non hai dispositivi scolastici da gestire, meglio disattivare quest’opzione per non raccogliere dati dei dispositivi personali degli utenti. Puoi farlo andando su Dispositivi -> Configurazione -> Gestione dei dispositivi mobili.

G Suite - gestione dispositivi

Creazione dei gruppi

La creazione dei gruppi aiuta molto la gestione di docenti e studenti. Si possono creare gruppi per i coordinatori, per consiglio di classe, dipartimenti e anche un gruppo per ogni classe per mailing list o inviti collettivi ai corsi di Classroom.

Preliminarmente vai in Applicazioni -> Google Workspace -> Group for Business -> Impostazioni di condivisione e inserisci le impostazioni consigliate indicate nello screenshot di fianco. In tal modo limiterai la possibilità di creare gruppi all’amministratore e imposterai di default la visualizzazione dei post ai soli membri  (puoi sempre cambiarla all’interno del gruppo come spiego di seguito).

Per creare un gruppo, basta andare su Gruppi, creare il gruppo, scegliere un indirizzo email di gruppo e le impostazioni di privacy, nello screenshot quelle che metto io solitamente.

Puoi utilizzare questo file per il caricamento massivo. Ti basterà inserire l’email del gruppo, le email dei membri che vuoi aggiungere, USER nella terza colonna  e i privilegi nella quarta, tendenzialmente MEMBER. Trovi tutti i dettagli qui.

 

Molto importante il gruppo Classroom teachers dove confluiscono i docenti che hanno la facoltà di creare nuovi corsi. Vuoi avere il massimo controllo su questo gruppo per evitare che gli studenti siano in grado di creare corsi, suggerisco di aggiungere i docenti manualmente e mantenere l’impostazione “Solo utenti invitati”. L’ho spiegato in uno dei miei tips, vi riporto il video accanto.

Nel video a fianco, riassumo tutte le caratteristiche dei gruppi e come impostarli in sicurezza. In particolare, ricorda che l’impostazione Visualizza membri gestisce la possibilità di invitare i membri del gruppo tramite Classroom e Calendar, mentre Pubblica post quella di inviare email al gruppo.

Infine, ricorda che se provi ad invitare dei co-docenti a Classroom tramite il gruppo, nel gruppo non possono esserci più di 10 utenti, altrimenti Classroom restituirà un errore, come specificato nella guida ufficiale.

Operazioni di fine anno

In conclusione di questa checklist per amministratori Google Workspace, ti riporto una serie di operazioni da fare a fine anno scolastico, per essere pronti per il cambio di anno. Alcune di queste operazioni potrebbero variare a seconda della struttura organizzativa che hai dato alla tua scuola, ma in generale dovresti:

  • Sospendere (o eliminare) gli studenti delle classi uscenti svuotando la relativa unità organizzativa (ad es. le classi quinte). Se decidi di sospenderli puoi creare una sottounità chiamata Sospesi e sposare gli studenti uscenti lì
  • Spostare gli studenti delle varie classi nella nuova unità organizzativa (ad es. quelli di quarta in quinta, quelli di terza in quarta, ecc.)
  • Rinominare i gruppi: io uso l’anno scolastico per avere gruppi sempre unici (ad es. il gruppo classe_1A:2021-22@… diventa classe_2A_2021-22@… senza dover spostare gli alunni, se segui questo sistema non sarà necessario cancellare gli alias di gruppo ma potrebbe comunque essere utile per fare pulizia nella directory)

Adesso sei pronto per caricare nelle classi prime i nuovi alunni attraverso il file .csv, come spiegato sopra, oppure tramite uno dei tool per amministratori disponibili sul web.

Questi sono i primi passi, ora inizia la parte difficile, la formazioni dei docenti. Nella pagina principale del mio corso Google Workspace for Education potete trovare delle utili guide da inviare a docenti e studenti, come quella sull’attivazione dell’account, Google Classroom, Meet.

Ti ricordo che alcuni tutorial Google Workspace (e non solo) sono disponibili anche andando direttamente sul mio canale YouTube alla sezione Playlist. Clicca il pulsante sotto per iscrivervi.

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Alla prossima!

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