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Dopo la guida a Google Meet, ho preparato questo tutorial per gli admin Google Workspace for Education che vogliono limitare l’invio e la ricezione della posta di Gmail degli studenti solo all’interno del dominio o da domini autorizzati. Cerco così di rispondere ad una delle domande più frequenti.

Seguendo queste impostazioni gli studenti in possesso di un account scolastico non saranno in grado di inviare email ad indirizzi che non siano sul dominio scolastico (@nomescuola.edu.it solitamente), né ricevere da indirizzi esterni.

  1. Andate nella console di amministrazione di Google Workspace for Education
  2. Cliccate su Applicazioni ->Google Workspace
  3. Selezionate Gmail (non è necessario selezionare l’unità organizzativa adesso)

Potete accedere anche dal menu principale (le tre linee in alto a sinistra).

Limitare Gmail - Applicazioni
limitare gmail - g suite
limitare gmail - scegliere gmail

4. Scorri in fondo e clicca su Impostazioni avanzate oppure su Conformità (da poco Google ha spostato questa impostazione in una nuova sezione):

5. Adesso seleziona l’unità organizzativa che vuoi limitare, ad esempio gli studenti, e scorri fino alla sezione Conformità, quindi individua la voce Limita il recapito della posta e clicca su CONFIGURA:

limitare gmail - limita recapito

6. Nella finestra che si aprirà dovrete creare un elenco di domini autorizzati. Quindi se volete che le email siano solo interne dovrete aggiungere il dominio della scuola. Cliccate su Utilizzane uno esistente o creane uno nuovo:

limitare gmail - crea elenco

7. Inserite il nome che volete dare all’elenco e cliccate su CREA:

limitare gmail - nomina elenco

8. Adesso che l’elenco è stato creato, cliccate su Modifica:

limitare gmail - modifica elenco

9. Ora aggiungete il dominio che volete autorizzare cliccando su Aggiungi.

Nota bene: Nella versione aggiornata della console vi aprirà una nuova pagina in cui creare e  aggiornare gli elenchi, l’interfaccia è leggermente diversa ma il concetto è lo stesso).

limitare gmail - aggiungi dominio

10. Inserite il dominio della vostra scuola e cliccate su SALVA.

Se volete che gli studenti ricevano anche le email di notifica da Classroom o altri servizi, dovrete aggiungere anche quei domini o indirizzi email, qui una lista di quelli più utili:

  • classroom.google.com
  • noreply-classroom@google.com
  • meetings-noreply@google.com
  • calendar.google.com
  • docs.google.com (per i commenti di Documenti, Fogli e Presentazioni)
  • forms-receipts-noreply@google.com (per le ricevuta di consegna dei moduli, per il punteggio non è necessario perché arrivano dall’email del docente)
  • drive-shares-dm-noreply@google.com (per le notifiche di condivisione da Drive, funziona anche per condividere documenti, presentazioni, Jamboard, ecc.)
  • mailer-daemon@googlemail.com (per i messaggi di errore di Gmail)
  • chime-notifications.bounces.google.com (per i problemi di consegna delle email)
limitare gmail - salva dominio

11. Adesso che il dominio è stato inserito, inserite una descrizione in alto e poi cliccate su AGGIUNGI IMPOSTAZIONE.

Potete anche aggiungere un messaggio personalizzato se volete (punto 2).

limitare gmail - aggiungi impostazione

12. La finestra si chiuderà e vi basterà cliccare su SALVA per rendere effettive le modifiche.

Spero il tutorial abbia risposto alle vostre domande, potete sempre usare i commenti se volete dei chiarimenti.

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Alla prossima!

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29 Comments

  • francesco ha detto:

    Buongiorno una chiarificazione nelle impostazioni Gmail nel limitare uso nella sua spiegazione dice che dopo aver messo il dominio della scuola da utilizzare consiglia anche di mettere quelli di classroom e altri che si usano, il mio dubbio devo metterli nella stessa riga del dominio istituto o devo creare per ognuno di loro un nuovo dominio?

  • Claudia Pecorini ha detto:

    Salve. Grazie al suo tutorial ho capito come mai, dopo aver limitato la posta agli studenti, non ricevevano più le mail di avviso di inserimento dei compiti da Classroom. Tuttavia, anche dopo aver aggiunto classroom.google.com tra gli indirizzi da consentire, gli alunni continuano a non ricevere le mail da Classroom. Mi può aiutare? Grazie

    • Lorenzo Redaelli ha detto:

      Ciao, il metodo che ho descritto funziona, l’ho testato nella mia scuola e mi hanno dato conferma anche altri admin, non so dirti se hai mancato qualche passaggio, prova a rivedere tutte le impostazioni.

  • Nicola Chiriano ha detto:

    Consiglio di aggiungere anche: docs.google.com

  • Giovanni ha detto:

    Salve, grazie mille per questo articolo. Mi sorge un dubbio. Ho limitato il recapito della posta all’interno del dominio della scuola per tutti gli utenti. Se ora inserissi nelle impostazioni di un gruppo la possibilità di (ad esempio) contattare i proprietari dall’esterno, quale regola avrebbe la precedenza? La mail arriverebbe al proprietario del gruppo oppure no per questo filtro inserito al fine di limitare il recapito della posta?
    Grazie ancora

  • cinzia ha detto:

    Salve, non conosco la procedura per disattivare l’invio e la ricezione di email tra gli studenti, lasciando però a loro la possibilità di scrivere e ricevere email dai docenti.
    Ringrazio in anticipo per la risposta.
    Cinzia

    • Lorenzo Redaelli ha detto:

      Salve Cinzia,

      non ho fatto quella procedura perché la mia e molte scuole hanno lasciato la possibilità agli studenti di comunicare tra di loro. Può darsi che ci sia un modo ma non l’ho esplorato.

  • Gabriele ha detto:

    Grazie per aver pubblicato questa guida.
    Con queste impostazioni chi invia una mail ad un alunno della scuola riceve un messaggio di mancato recapito.
    Gli alunni che inviano messaggi all’esterno del dominio invece non ricevono alcuna informazione che il loro messaggio non è stato recapitato. E’ possibile impostare diversamente?
    Grazie, Gabriele

  • giuseppe ha detto:

    Salve per errore ho limitato la posta dell’organizzazione principale quindi tutte le organizzazioni inferiori hanno ereditato tale impostazione. QUINDI HO APPLICATO LOCALMENTE TALE BLOCCO come faccio a togliere questo blocco dall’organizzazione principale perche io vorrei che i docenti riuscissero ad inviare le mail all’esterno del dominio. Grazie anticipatamente

  • ROberto ha detto:

    Buongiorno,
    Ho bloccato le mail in entrata ed in uscita….e tutto funziona alla grande. Ho però adesso un problemino che non so come sia meglio risolvere.
    Dall’esterno (persone certificate ma esterne al dominio della scuola) devono inviare dei meet ad alcuni ragazzi….e chiaramente la mail di invito non arriva in quanto bloccata. Cosa devo fare ? creare una OU senza limiti ed inserire qui i nominativi? anche se l’idea non mi piace tanto. Oppure pensavo di inserire i mittenti nella lista degli account autorizzati ….oppure esiste un’ulteriore alternativa?
    Grazie

    • Lorenzo Redaelli ha detto:

      Ciao,

      aggiungi l’email di queste persone alle eccezioni come spiegato al punto 10 della guida.
      Magari puoi creare un elenco a parte proprio per loro.

  • Rita ha detto:

    Salve, ma da marzo 2021 è cambiato qualcosa nel sistema? Perché noi non riceviamo più le notifiche di classroom sulla mail istituzionale dei ragazzi.
    Grazie Rita

  • Ciro ha detto:

    Punto 4. Scorri in fondo e clicca su Impostazioni avanzate oppure su Conformità (da poco Google ha spostato questa impostazione in una nuova sezione):

    Punto 9. Nota bene: Nella versione aggiornata della console vi aprirà una nuova pagina in cui creare e aggiornare gli elenchi, l’interfaccia è leggermente diversa ma il concetto è lo stesso….

    Dove si trova esattamente la nuova sezione?
    Non riesco a trovare “Limita Recapito”/Conformità ecc….

  • Daniele ha detto:

    Si ma limitare le email che lo studente è in grado di ricevere non ha senso.
    Ci sono servizi online che danno vantaggi agli studenti e come conferma Amazon e altri ad esempio inviano mail con link allegato presso la mail istituzionale.
    Questa pratica è totalmente sbagliata, gli uffici scolastici sono poi sempre occupati e contattarli per sbloccare magari la ricezione di un e-mail è una tortura.

  • Raffaele ha detto:

    Ciao Lorenzo,
    ho un problema con il dominio european.youngmultiplier.eu L’ho inserito nella lista dei domini consentiti. La posta degli studenti esce regolarmente verso quel dominio, ma non riescono a ricevere le mail DA quel dominio. Compare un messaggio di errore. Questa è la risposta che è arrivata dal gestore del dominio:

    Gentile Raffaele,
    Ho appena provato l’invio ma purtroppo riscontriamo ancora il problema, incollo qui di seguito il testo della risposta del vostro sistema di posta:
    Delivery to the following recipients failed permanently:
    * studenteuno@liceoXXXXXXX.edu.it
    Reason: ScN1paV0Dtv1aScN2prD8C Siamo spiacenti, il tuo messaggio non è stato recapitato. Il server destinatario ha risposto: 550-5.7.1 The user or domain that you are sending to (or from) has a policy that
    550-5.7.1 prohibited the mail that you sent. Please contact your domain
    550-5.7.1 administrator for further details. For more information, please visit
    550 5.7.1 https://support.google.com/a/answer/172179 vj23-20020a170907131700b007c122a681d7si1517427ejb.757 – gsmtp

    Qualcosa nella configurazione della policy di sicurezza non è ancora corretta.
    É possibile che ci siano più filtri legati al gruppo degli account studenti? É l’unica altra cosa che mi viene in mente.
    Il 16/02/2023 09:43, XXXXXXXXXX ha scritto:
    https://support.google.com/a/answer/6160020?hl=it#zippy=%2Caggiungere-un-dominio-attendibile-alla-lista-consentita

    Grazie per il tuo contributo.
    Raffaele

  • Vittoria ha detto:

    Ciao, da qualche giorno mi arrivano segnalazioni che gli studenti non ricevono le notifiche via mail di annunci pubblicati in Classroom. La lista degli indirizzi consigliati in questa guida tra cui classroom.google.com l’avevo creata qualche anno fa e mi risulta ancora abilitata in consolle di amministrazione per l’unità organizzativa degli studenti. Cosa può essere successo?
    Cari saluti Vittoria

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