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Dopo la guida a Google Meet, ho preparato questo tutorial per gli admin Google Workspace for Education che vogliono limitare l’invio e la ricezione della posta di Gmail degli studenti solo all’interno del dominio o da domini autorizzati. Cerco così di rispondere ad una delle domande più frequenti.
Seguendo queste impostazioni gli studenti in possesso di un account scolastico non saranno in grado di inviare email ad indirizzi che non siano sul dominio scolastico (@nomescuola.edu.it solitamente), né ricevere da indirizzi esterni.
- Andate nella console di amministrazione di Google Workspace for Education
- Cliccate su Applicazioni ->Google Workspace
- Selezionate Gmail (non è necessario selezionare l’unità organizzativa adesso)
Potete accedere anche dal menu principale (le tre linee in alto a sinistra).
4. Scorri in fondo e clicca su Impostazioni avanzate oppure su Conformità (da poco Google ha spostato questa impostazione in una nuova sezione):
5. Adesso seleziona l’unità organizzativa che vuoi limitare, ad esempio gli studenti, e scorri fino alla sezione Conformità, quindi individua la voce Limita il recapito della posta e clicca su CONFIGURA:
6. Nella finestra che si aprirà dovrete creare un elenco di domini autorizzati. Quindi se volete che le email siano solo interne dovrete aggiungere il dominio della scuola. Cliccate su Utilizzane uno esistente o creane uno nuovo:
7. Inserite il nome che volete dare all’elenco e cliccate su CREA:
8. Adesso che l’elenco è stato creato, cliccate su Modifica:
9. Ora aggiungete il dominio che volete autorizzare cliccando su Aggiungi.
Nota bene: Nella versione aggiornata della console vi aprirà una nuova pagina in cui creare e aggiornare gli elenchi, l’interfaccia è leggermente diversa ma il concetto è lo stesso).
10. Inserite il dominio della vostra scuola e cliccate su SALVA.
Se volete che gli studenti ricevano anche le email di notifica da Classroom o altri servizi, dovrete aggiungere anche quei domini o indirizzi email, qui una lista di quelli più utili:
- classroom.google.com
- noreply-classroom@google.com
- meetings-noreply@google.com
- calendar.google.com
- docs.google.com (per i commenti di Documenti, Fogli e Presentazioni)
- forms-receipts-noreply@google.com (per le ricevuta di consegna dei moduli, per il punteggio non è necessario perché arrivano dall’email del docente)
- drive-shares-dm-noreply@google.com (per le notifiche di condivisione da Drive, funziona anche per condividere documenti, presentazioni, Jamboard, ecc.)
- mailer-daemon@googlemail.com (per i messaggi di errore di Gmail)
- chime-notifications.bounces.google.com (per i problemi di consegna delle email)
11. Adesso che il dominio è stato inserito, inserite una descrizione in alto e poi cliccate su AGGIUNGI IMPOSTAZIONE.
Potete anche aggiungere un messaggio personalizzato se volete (punto 2).
12. La finestra si chiuderà e vi basterà cliccare su SALVA per rendere effettive le modifiche.
Spero il tutorial abbia risposto alle vostre domande, potete sempre usare i commenti se volete dei chiarimenti.
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Alla prossima!
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Grazie!
Buongiorno una chiarificazione nelle impostazioni Gmail nel limitare uso nella sua spiegazione dice che dopo aver messo il dominio della scuola da utilizzare consiglia anche di mettere quelli di classroom e altri che si usano, il mio dubbio devo metterli nella stessa riga del dominio istituto o devo creare per ognuno di loro un nuovo dominio?
Ciao,
clicca su + e aggiungine altri, puoi metterli nella stessa lista o creare una nuova lista, non fa differenza.
Salve. Grazie al suo tutorial ho capito come mai, dopo aver limitato la posta agli studenti, non ricevevano più le mail di avviso di inserimento dei compiti da Classroom. Tuttavia, anche dopo aver aggiunto classroom.google.com tra gli indirizzi da consentire, gli alunni continuano a non ricevere le mail da Classroom. Mi può aiutare? Grazie
Ciao, il metodo che ho descritto funziona, l’ho testato nella mia scuola e mi hanno dato conferma anche altri admin, non so dirti se hai mancato qualche passaggio, prova a rivedere tutte le impostazioni.
Consiglio di aggiungere anche: docs.google.com
Ciao Nicola,
buona idea, per ricevere le notifiche dei commenti nei documenti da comments-noreply@docs.google.com
Salve, grazie mille per questo articolo. Mi sorge un dubbio. Ho limitato il recapito della posta all’interno del dominio della scuola per tutti gli utenti. Se ora inserissi nelle impostazioni di un gruppo la possibilità di (ad esempio) contattare i proprietari dall’esterno, quale regola avrebbe la precedenza? La mail arriverebbe al proprietario del gruppo oppure no per questo filtro inserito al fine di limitare il recapito della posta?
Grazie ancora
Ciao,
secondo la guida di Google quella dei gruppi: https://support.google.com/a/answer/9050643?hl=it
Saluti.
Salve, non conosco la procedura per disattivare l’invio e la ricezione di email tra gli studenti, lasciando però a loro la possibilità di scrivere e ricevere email dai docenti.
Ringrazio in anticipo per la risposta.
Cinzia
Salve Cinzia,
non ho fatto quella procedura perché la mia e molte scuole hanno lasciato la possibilità agli studenti di comunicare tra di loro. Può darsi che ci sia un modo ma non l’ho esplorato.
Grazie per aver pubblicato questa guida.
Con queste impostazioni chi invia una mail ad un alunno della scuola riceve un messaggio di mancato recapito.
Gli alunni che inviano messaggi all’esterno del dominio invece non ricevono alcuna informazione che il loro messaggio non è stato recapitato. E’ possibile impostare diversamente?
Grazie, Gabriele
Ciao Gabriele,
mailer-daemon fa proprio questo, c’era un errore di battitura che ho corretto, riprova.
Salve per errore ho limitato la posta dell’organizzazione principale quindi tutte le organizzazioni inferiori hanno ereditato tale impostazione. QUINDI HO APPLICATO LOCALMENTE TALE BLOCCO come faccio a togliere questo blocco dall’organizzazione principale perche io vorrei che i docenti riuscissero ad inviare le mail all’esterno del dominio. Grazie anticipatamente
Ciao,
semplicemente togli la configurazione all’intera organizzazione e rifalla solo per la UO studenti.
ma come cliccando su disattiva?
Io farei proprio Elimina
Buongiorno,
Ho bloccato le mail in entrata ed in uscita….e tutto funziona alla grande. Ho però adesso un problemino che non so come sia meglio risolvere.
Dall’esterno (persone certificate ma esterne al dominio della scuola) devono inviare dei meet ad alcuni ragazzi….e chiaramente la mail di invito non arriva in quanto bloccata. Cosa devo fare ? creare una OU senza limiti ed inserire qui i nominativi? anche se l’idea non mi piace tanto. Oppure pensavo di inserire i mittenti nella lista degli account autorizzati ….oppure esiste un’ulteriore alternativa?
Grazie
Ciao,
aggiungi l’email di queste persone alle eccezioni come spiegato al punto 10 della guida.
Magari puoi creare un elenco a parte proprio per loro.
Salve, ma da marzo 2021 è cambiato qualcosa nel sistema? Perché noi non riceviamo più le notifiche di classroom sulla mail istituzionale dei ragazzi.
Grazie Rita
Ciao! No, solo l’interfaccia di questa opzione, che ora è in Conformità, ma il meccanismo è lo stesso. Prova a sentire il supporto Google per vedere se è tutto impostato correttamente
Grazie
Punto 4. Scorri in fondo e clicca su Impostazioni avanzate oppure su Conformità (da poco Google ha spostato questa impostazione in una nuova sezione):
Punto 9. Nota bene: Nella versione aggiornata della console vi aprirà una nuova pagina in cui creare e aggiornare gli elenchi, l’interfaccia è leggermente diversa ma il concetto è lo stesso….
Dove si trova esattamente la nuova sezione?
Non riesco a trovare “Limita Recapito”/Conformità ecc….
Ciao, si trova nella sezione Conformità di Gmail
Si ma limitare le email che lo studente è in grado di ricevere non ha senso.
Ci sono servizi online che danno vantaggi agli studenti e come conferma Amazon e altri ad esempio inviano mail con link allegato presso la mail istituzionale.
Questa pratica è totalmente sbagliata, gli uffici scolastici sono poi sempre occupati e contattarli per sbloccare magari la ricezione di un e-mail è una tortura.
Ciao Daniele,
Purtroppo è esattamente l’opposto. Ai ragazzi non è consentito usare l’account istituzionale per iscriversi a servizi di terze parti, anche se potenzialmente utili, senza il consenso scritto da parte di entrambi i genitori, ai quali va sottoposta una liberatoria per qualsiasi app che non sia inclusa nei servizi principali di Google Workspace, con l’indicazione del link alla privacy policy del servizio, per verificare che sia conferme al GDPR e quali dati raccolga. La procedura che suggerisco, ormai adottata da migliaia di scuole in tutta Italia e all’estero, permette di limitare questo rischio, almeno per quelle iscrizioni che inviano un’email di conferma. Ci sono altre app che invece usano il Single Sign-on che invece necessitano di una diversa procedura. L’esempio della limitazione della posta agli studenti è indicato anche nella guida ufficiale di Google, poi ovviamente la scelta spetta alla scuola, ma ritengo che sia una procedura altamente consigliata:
https://support.google.com/a/answer/2640542?hl=it#zippy=%2Cpassaggio-iniziale-vai-alle-impostazioni-di-conformit%C3%A0-di-gmail-nella-console-di-amministrazione
Spero di essere stato chiaro, ti lascio altri utili contributi dalla guida di Google:
https://support.google.com/a/answer/7281227?hl=it#zippy=%2Cesaminare-le-app-di-terze-parti-presenti-nel-tuo-ambiente
https://support.google.com/a/answer/6356441?hl=it&ref_topic=3035696
Non esitare ad utilizzare il modulo di contatto se hai bisogno di ulteriori informazioni.
Ciao!
Ciao Lorenzo,
ho un problema con il dominio european.youngmultiplier.eu L’ho inserito nella lista dei domini consentiti. La posta degli studenti esce regolarmente verso quel dominio, ma non riescono a ricevere le mail DA quel dominio. Compare un messaggio di errore. Questa è la risposta che è arrivata dal gestore del dominio:
Gentile Raffaele,
Ho appena provato l’invio ma purtroppo riscontriamo ancora il problema, incollo qui di seguito il testo della risposta del vostro sistema di posta:
Delivery to the following recipients failed permanently:
* studenteuno@liceoXXXXXXX.edu.it
Reason: ScN1paV0Dtv1aScN2prD8C Siamo spiacenti, il tuo messaggio non è stato recapitato. Il server destinatario ha risposto: 550-5.7.1 The user or domain that you are sending to (or from) has a policy that
550-5.7.1 prohibited the mail that you sent. Please contact your domain
550-5.7.1 administrator for further details. For more information, please visit
550 5.7.1 https://support.google.com/a/answer/172179 vj23-20020a170907131700b007c122a681d7si1517427ejb.757 – gsmtp
Qualcosa nella configurazione della policy di sicurezza non è ancora corretta.
É possibile che ci siano più filtri legati al gruppo degli account studenti? É l’unica altra cosa che mi viene in mente.
Il 16/02/2023 09:43, XXXXXXXXXX ha scritto:
https://support.google.com/a/answer/6160020?hl=it#zippy=%2Caggiungere-un-dominio-attendibile-alla-lista-consentita
Grazie per il tuo contributo.
Raffaele
Ciao Raffaele,
avvia una chat con il supporto Google da console e chiedi di verificare.
Grazie. Ho contattato il supporto e ho risolto.
Ciao, da qualche giorno mi arrivano segnalazioni che gli studenti non ricevono le notifiche via mail di annunci pubblicati in Classroom. La lista degli indirizzi consigliati in questa guida tra cui classroom.google.com l’avevo creata qualche anno fa e mi risulta ancora abilitata in consolle di amministrazione per l’unità organizzativa degli studenti. Cosa può essere successo?
Cari saluti Vittoria